[Delirium]

Хорошо, что мешает, к примеру, воспользоваться тем же TheBat клиентам и настроить их на получение только заголовков писем, а уже нужную почту клиенты будут принимать полностью. Хотя это не оптимальный вариант и ненамного снизит трафик.

у нас почтовый ящик рабочий один, точнее три, но ими всеми пользуются ВСЕ кто есть в офисе »

А что, нельзя поставить почтовый WEB клиент, с которым и будут все работать?
И вообще, непонятно, у вас что, выставлена опция сохранять письма на сервере и каждый клиент по НОВОЙ опять их все прогружает на свою машину? Попахивает на маразм ...